一、报账流程
1.根据学院重新修订的《财务管理办法》第二十九条，关于“学校实行大额度资金使用事前立项审批制度和支出报账院长或院长授权审批制度”的规定，财务报账的基本流程：经办人填写报销单据、注明有关事项、粘贴相关票据→报账员收集汇总初核、填写预算内资金结算单→部门负责人审核→联系部门院领导审核（2000元以上）→财务处预算科登记下账→财务处核算科审核、复核→财务处长审签→院长或院长授权人审批→财务处核算科申请财政支付指标→市财政局支付局审批支付或授权银行支付。
2.关于签字：
（1）签字的要求：经办人务必在票据上写明本票据开支具体用途并签名，审核人须写明是否属实并在“部门领导签字”栏签名（只有签名的视为属实），审批人须写明是否同意报销并在“单位领导签字”栏签名（只有签名的视为同意报销）。
（2）签字的责任：经办人、部门负责人对开支的真实性、合规性及票据的合法性负直接责任，审批人负领导责任。经办人要如实填写或提供合法票据，审核、审批人特别是部门负责人要认真履责、严格把关，不得只签字不看票、不核实。
（3）签字应注意事项：根据会计凭证稽核、装订、会计档案保管等要求，请不要在票据靠左侧四分之一范围内签字。
3.各部门报账员每次报账票据须打印报账清单，一式二份，财务处与报账部门各留存一份。各部门报账员应建立明细台账，一是便于掌握本部门预算开支情况，随时为部门领导提供预算经费支出结余的准确数字，也方便与财务处预算科对账；二是便于有关上报数据的统计；三是便于同经办人进行结算核对。
二、报账受理时间及支付程序
每周周二、周四为财务处集中受理学院内设机构报账时间（寒暑假期间另行安排），其他时间和年终决算期间（一般为每年12月20日至下年度1月20日左右）不受理报销事宜。各部门报账应由报账员办理，原则上不受理其他人报账。
周三、周五核算科将集中审核收取报销票据报送财务处长审签、院长或院长授权审批。核算科凭审批完成后的票据交于出纳，国库支付出纳收到票据后，按照报销票据的支出资金渠道不同，将各项资金性质、项目不同的票据分类整理，统一上报财政归口科室，按安康市国库支付流程进行申报、支付处理。由于周六、周日国库支付局和银行对公窗口均不办理业务，周五不再收取任何票据。每月末28-30日为与财政国库支付局、银行核对支付明细及处理其他业务时间，不办理支付业务。
三、报销票据规定
1.各部门和教职工在外购物或支付住宿费、交通费、维修（维护）费、劳务费等费用，必须索要有效发票。各类报销必须凭有效票据报销，无票据和收款收据等“白条”不能报销。
2.有效票据是指票据上必须标记有税务机关或者财政主管部门印章，内容填写完整（包括付款单位、物品名称和服务内容单价、数量、金额、开票人、开票日期等），并加盖收款单位财务专用章或发票专用章。我院为非税事业单位，一般为增值税普通发票。注意：印章必须清晰。
3.对规模较小的经营者、个体户等确实无法开具合法票据的，可以由税务部门代开，但开出的票据除税务部门签章外，需要加盖收款单位财务专用章或个体户签章，并附有销售单位盖章的货品清单及交接货品人签字。
4.票据有效期一般为三个月（以发票填制日期为准），经办人员在业务事项验收或鉴定完成后应及时办理报销手续（经常性开支按月报账），过期票据财务部门不予受理。特殊情况需要延期的，当事人应提供相关证明，原则上不得跨年度报销。
四、报销附件要求
1.差旅费：严格按照安康市市级机关差旅费管理办法执行，并附有领导批示的出差文件或通知，无文件、通知的附出差审批单。注意：严格按照文件规定的人数、时间、地点要求报销。
差旅费报销单：部门填写派出部门名称；填写所附单据附件张数；出差事由栏简明扼要的写清出差目的；出差时间按照车票出发及返回时间填写（须与出差审批单或者文件安排时间一致），共计**天；明细栏按照途中对应的时间、经过的地点及发生相关费用逐地逐项填写；车船费等交通费用、住宿费用按票据金额填入差旅费报销单中“交通费”、“住宿费”，伙食、交通补助费用按照<市级机关差旅费管理办法>标准填写，差旅费大小写数字为合计金额，均不得涂改；报销人签字栏必须为所有出差人员本人签名。填写报销单时应使用签字笔或钢笔填写，不得使用圆珠笔或铅笔。
出差审批单：用于教职工因公出差且无相关文件或者通知的情况，出差人员填写所在部门及职务、联系电话，2人以上的以带队人员名义申请；出差事由填写清楚明白；出差时间、地点和同行人员详细据实填写；交通工具一栏在相应出行方式处勾选。注意：出差审批级次，自己不能审批自己、下级不能审批上级。
2.货物类、服务类项目、工程类项目：货物类、服务类、工程类大额度开支项目(货物类、服务类1万元以上，工程类5万元以上)在业务开展前必须填写《大额度资金使用审批表》，按规定办理审批手续，作为报账依据。报账时应附《政府采购审批表》，经财政部门批准自行询价采购项目还须附《询价报告单》，中标通知书，采购合同。
属于固定资产或按照固定资产管理的须附固定资产登记卡，大宗购置须办理货物验收和入库手续。
注意：所有的清单上须有货物交接人员签字认可和开票单位公章或财务专用章。各部门要建立易耗品、实验耗材等领用制度。
3.市财政局规定的协议供货和定点采购项目：
（1）公务用车维修费用按照市级服务采购定点单位维修，由党政办公室统一办理，并附《公务用车维修送修单》和《公务用车维修结算单》；
（2）印刷品按照市级单位印刷服务定点协议执行,并附《印刷实施表》和《印刷验收结算单》；
（3）家俱用具采购按照市级单位家俱用具实行协议供货商供应，由后勤处统一办理，并附《办公用具购置计划表》和《办公用具验收结算单》；
（4）办公自动化设备及其耗材按照市级单位办公自动化设备及其耗材协议供货单位提供货物并办理结算，并附《办公自动化设备及其耗材购置计划表》和《办公自动化设备及其耗材验收结算单》。
4.公务接待由党政办公室统一管理，一律由学院主要领导审批。按照《安康市党政机关国内接待管理办法》执行，严格实行公务接待公函制、清单制，控制接待标准、接待范围和陪同人数。用餐应安排在住宿饭店或公务活动地点，不得安排到私人会所、高消费餐饮场所，不得上高档菜肴，不提供香烟和酒水。承办部门报账时除提供相关票据外，须附公务接待公函和公务接待费用清单。公务接待费结算，一律使用公务卡或转账结算，不得使用现金结算。
5. 学生实习费用报销须附实习工作安排，主要包括实习内容、时间、地点、学生人数、学生名单等。
6. 车辆运行费报销（如过路费、加油费、保险费等）须注明车牌号（加油费发票须有加油人、证明人共同签字），并附派车单、加油刷卡小票等。
7.劳务费报销：临时聘请校外专家、授课教师及工作人员，其劳务费发放标准要严格执行市财政局和学院相关规定。发放劳务费须附培训安排或课表、教师资质证书复印件，聘用时间较长（10天以上）或劳务费金额在1万元以上的须附劳务合同或协议。发放花名册由承办部门初审、财务处审核后，凭税务部门正式发票予以报账。
五、学习培训及考察交流活动审批
1.上级党委、政府及其主管部门安排的会议、学习等活动，在省外举办的一律由学院主要领导（学院党委书记或院长）审批，在省内举办的按照学院规定的权限进行审批，即院级副职领导由学院主要领导审批、部门负责人由联系或分管部门院领导审批、其他人员由部门负责人审批，并严格执行党委、政府及其主管部门文件或通知要求，不得随意扩大人员范围或改变行程和地点，差旅费自部门办公经费报账。
2.严格控制参加非党委、政府及其主管部门组织的会议、学习、培训、研讨等活动，特别是其在省外举办的活动原则上不公费安排参加，因业务需要确需参加的，无论举办地在省内省外一律由学院主要领导审批，其会议（培训）费、差旅费等自部门办公经费报账。
3.各部门根据其专业和工作需要，可以以集体会员形式申请加入一个学会、协会、联盟等学术机构，经党政办公室审核备案、分管院领导批准（加入2个以上的须学院主要领导批准），其会费或年费自学院对外交流合作经费报账。
4.上级党委、政府及其主管部门或学院统一安排的学习、培训或研讨活动，经组织人事处（教师发展中心）审核备案，其开支从学院教职工队伍建设经费报账；经批准参加由学会、协会、联盟等组织的学习、培训或研讨活动，自部门办公经费报账，纳入学院培训总体安排的可从学院教职工队伍建设经费报账。
5.外出考察、交流活动，一律由学院主要领导审批。学院综合类业务，经党政办公室审核备案，其开支自学院对外交流合作经费或部门专项经费报账；部门业务考察或交流活动，开支自部门办公经费报账。
6.在禁止开会的风景名胜区举办的会议、培训等一律不予报销相关费用。
六、代办费结算
1.代办费主要包括教材费、基本医疗保险费和新生体检费、校服费、公寓用品费等，代办费收取项目和标准由承办部门于每年7月31日前向财务处提交（教材由教务科研处承办，基本医疗保险和新生校服、公寓用品由学生工作部承办，新生体检由后勤管理处承办），属于政策规定的须附相关文件，属于公开招标的须附相关合同，经财务部门和分管院领导审定后纳入学院收费项目，并导入收费系统据实收取（教材费实行学年预收，毕业结算）。逾期未提交代办费项目、标准和相关材料或未经批准的，收费部门不得予以代收。
2.代办费要及时据实结算，代办项目承办部门应于当年12月10日前和财务部门完成代办费收入核实和结算工作；逾期未结算的根据物价、财政、审计部门规定，由财务部门退还缴费人；特殊情况，由承办部门写出书面说明，财务处向有关部门申请缓期结算，但最迟不得超过下年3月31日。
七、相关说明
1.财政授权支付的范围：指暂未纳入财政直接支付范围的零星支出。具体包括：工资支出；水、电费支出；公务卡及非专项资金差旅费支出；社会保障金支出；其他符合现金报销规定的小额零星支出（小于1000元)。
2.外聘人员劳务费及课时金发放尽量提供建行账户，确需跨行发放的情况，相对建行账户发放程序复杂，时间较长，请各部门做好解释工作。（由于跨行代发工资系统要求，财务工作人员需要委托建行查询对方开户行行号，建行反馈相关信息后，才能进入代发系统进行相关发放操作，故涉及人员较多且开户行复杂的情况，所需时间较长。）
3.借款清算单的填写：（原则上不借款，要求使用公务卡或转账）按照财务管理规定，因公业务发生借款的教职工应在借款事项办理结束之后尽快清还借款，在报销时填写借款清算单。清算单一式二联，财务档案和个人各留存一份，做为清还借款的依据。清算单上应注明借款人姓名、借款金额、报销金额、补付金额（报销金额-借款金额）、退现金额（借款金额-报销金额）、清还借款合计填写借款大写和小写金额。
4、预算内资金结算单的填写：申请部门为经办人所在部门，项目名称为办理业务名称，结算明细栏中部门名称按业务派出部门、预算科目、金额逐项填写准确，由各部门负责人确认费用并且签字。
5、付款通知单的填写：部门填写业务主要经办部门；必须填写准确的收款单位户名、开户银行、银行账号；付款金额按照发票金额，大、小写填写完整；付款说明要简洁清楚；经办人处填写姓名和联系电话。
注意：在日常报销工作中，经常由于收款人账户填写不准确导致的银行退款，这类款项必须在银行出纳从银行取得退款通知单后，拿回学院，根据退款单在会计人员查找相应的票据，联系经办人，由经办人再联系收款单位索要正确的收款单位户名、开户银行、银行账号，这样导致一笔款项支付拖沓，手续繁杂。
6、根据财政局2017年8月下发《关于进一步推进我市公务卡制度改革的实施意见》文件的要求，为减少预算单位现金使用，规范公务支出，对凡纳入以下公务卡强制消费目录的事项，市级预算单位原则上不得再使用现金结算。其中包括：（1）办公费：指单位购买日常办公用品支出（指笔、墨、纸张、复印纸等正常办公用品）及办公设备维护支出（指计算机、打印机、复印机等的维修维护）（2）差旅费：指单位工作人员因出差支付的住宿费、交通费等支出。差旅费中的其它支出项目具备用卡条件的，也应用公务卡支付。（3）会议费：指单位主办会议中按规定开支的房租费、餐饮费以及文件资料印刷费、会议场地租用费等支出。（4）印刷费：指零星印刷支出。（5）公务招待费：指单位按规定开支的餐饮费、住宿费等支出。
2018年6月4日
(内部资料，请勿外传)
